Chaque EHPAD fonctionne différemment. Certains ont trois unités de vie, d’autres une seule. Certains comptent un médecin coordonnateur à temps plein, d’autres un intervenant deux demi-journées par semaine. Paramétrer netsoins.com EHPAD, c’est faire en sorte que le logiciel reflète cette réalité, pas l’inverse. Un paramétrage générique oblige les équipes à contourner l’outil au lieu de s’en servir, avec des doubles saisies et des transmissions incomplètes à la clé.
Droits d’accès Netsoins : traduire l’organigramme réel en profils d’habilitation
Vous avez déjà vu un aide-soignant tomber sur l’onglet facturation en cherchant le plan de soins d’un résident ? Ce type de situation découle d’un paramétrage des droits trop large. Netsoins permet de créer des profils d’habilitation distincts par fonction : aide-soignant, infirmier, médecin coordonnateur, personnel administratif, psychologue.
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Le principe est simple. Chaque professionnel ne voit que les données nécessaires à sa mission. C’est ce que la CNIL appelle le principe de moindre privilège. En pratique, cela se traduit par un paramétrage des vues, des modules et des onglets accessibles selon le métier et l’unité de rattachement.
Un infirmier de l’unité Alzheimer n’a pas besoin d’accéder aux dossiers de l’unité autonomie. Un agent administratif n’a pas à consulter les prescriptions médicales. Si votre EHPAD compte plusieurs unités de vie, configurez les accès par unité en plus du métier.
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- Listez tous les postes qui utilisent Netsoins dans votre établissement, y compris les intervenants extérieurs (kinésithérapeutes, médecins libéraux).
- Pour chaque poste, identifiez les modules réellement utilisés au quotidien : transmissions, plan de soins, prescription, administratif, agenda.
- Désactivez les onglets inutiles pour chaque profil afin de simplifier l’écran de travail et réduire le risque d’erreur.
- Revoyez ces habilitations au moins une fois par an ou à chaque changement d’organigramme.
Paramétrage des transmissions ciblées Netsoins selon vos roulements
Les transmissions de fin de poste sont le nerf de la continuité des soins. Dans Netsoins, leur paramétrage dépend directement de l’organisation des roulements de votre EHPAD. Un établissement en 12 heures n’a pas les mêmes besoins qu’un établissement en 7 heures avec une équipe de coupure.
Adapter les créneaux de transmission aux horaires réels
Netsoins permet de définir des plages horaires pour les transmissions. Configurez-les pour qu’elles correspondent aux moments de relève. Si votre équipe de nuit prend son poste à 20 h 30, la clôture des transmissions du soir doit intervenir à ce moment, pas à 20 h ou 21 h par défaut.
Un créneau de transmission décalé de 30 minutes génère des oublis systématiques. Les soignants saisissent après la relève orale, ou ne saisissent plus du tout. C’est un problème d’ergonomie, pas de motivation.
Structurer les catégories de transmissions
Les catégories par défaut de Netsoins (soins, comportement, alimentation, élimination) conviennent à la plupart des structures. Adaptez-les si votre projet d’établissement met l’accent sur un axe particulier. Un EHPAD qui accueille des résidents avec troubles cognitifs sévères peut ajouter une catégorie « repérage des troubles du comportement » pour faciliter le suivi par le médecin coordonnateur.
Ne multipliez pas les catégories. Cinq à sept catégories de transmissions suffisent pour couvrir le quotidien sans noyer l’information.
Vérification de la conformité HDS avant toute configuration technique
Avant de toucher au moindre paramètre, une vérification s’impose côté infrastructure. Tout prestataire qui stocke ou sauvegarde des données issues du dossier usager informatisé doit être certifié HDS (Hébergement de Données de Santé). C’est une exigence rappelée par la CNIL et la doctrine cloud du ministère de la Santé.
Concrètement, si votre EHPAD utilise Netsoins en mode cloud via Teranga (désormais Orisha Socialcare), cette conformité est normalement couverte par l’éditeur. En revanche, si vous passez par un hébergeur tiers ou une installation locale, vérifiez formellement la certification HDS avant de contractualiser.
Pourquoi ce point conditionne le paramétrage ? Parce que le choix de l’infrastructure (cloud éditeur, cloud tiers, serveur local) détermine les options disponibles pour les sauvegardes, la gestion des accès distants et la télémédecine. Sans certification HDS validée, la connexion à distance et le partage de données avec le DMP posent un problème de conformité.
Personnaliser l’écran de travail Netsoins pour chaque métier
Un écran surchargé ralentit tout le monde. Netsoins propose des tableaux de bord configurables. L’idée est d’afficher en priorité les informations dont chaque professionnel a besoin dès sa connexion au portail.
Écran infirmier versus écran aide-soignant
L’infirmier a besoin de voir immédiatement les prescriptions du jour, les actes à réaliser et les alertes médicales. L’aide-soignant a besoin du plan de soins quotidien, des transmissions de l’équipe précédente et du suivi alimentaire.
Paramétrer deux écrans d’accueil différents prend moins d’une heure. Le gain se mesure chaque jour : moins de clics pour accéder à l’information, moins de risque d’ouvrir le mauvais onglet, moins de temps perdu devant l’écran.
Cas des petits EHPAD sans référent informatique
Dans les structures de petite taille, c’est souvent le cadre de santé ou l’IDEC qui gère le paramétrage. Si vous êtes dans cette situation, commencez par les droits d’accès et les transmissions. Ce sont les deux réglages qui ont le plus d’impact sur le quotidien des équipes.
- Contactez le support Orisha Socialcare pour obtenir un accompagnement au paramétrage initial, généralement inclus dans le contrat.
- Documentez chaque choix de paramétrage dans un fichier partagé accessible à votre remplaçant ou successeur.
- Testez les modifications avec un ou deux utilisateurs pilotes avant de les déployer à toute l’équipe.
Le paramétrage de netsoins.com EHPAD n’a rien de définitif. L’organisation d’un établissement évolue avec les équipes, les résidents et les contraintes réglementaires. Un réglage pertinent aujourd’hui peut devenir un frein dans six mois si personne ne le réévalue. Prévoyez une revue semestrielle des profils, des catégories de transmissions et des écrans de travail : un logiciel bien paramétré est un logiciel régulièrement réajusté.
